Việc sử dụng giấy tờ điện tử đã tích hợp trên VNeID trong thực hiện thủ tục hành chính

Ngày 13/8/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 320/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 69/2024/NĐ-CР ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử. Nghị định số 320/2026/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực thi hành từ ngày 28/9/2026.

Một trong những nội dung có tác động trực tiếp đến người dân, doanh nghiệp tại Nghị định số 320/2026/NĐ-CP của Chính phủ là việc sửa đổi nguyên tắc khai thác, sử dụng danh tính điện tử và giấy tờ đã tích hợp trên Ứng dụng định danh quốc gia.

Theo quy định mới, cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công, giao dịch dân sự và các hoạt động khác thực hiện khai thác và sử dụng danh tính điện tử, thông tin, giấy tờ đã tích hợp trên Ứng dụng định danh quốc gia, không được yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên Ứng dụng định danh quốc gia. Việc khai thác và sử dụng danh tính điện tử phải bảo mật thông tin tài khoản định danh điện tử và tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, phù hợp quy định bảo đảm an toàn và bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình. Đồng thời, cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến qua Ứng dụng định danh quốc gia được miễn, giảm phí, lệ phí. Việc miễn, giảm phí, lệ phí được thực hiện theo quy định pháp luật về phí và lệ phí.

Như vậy, từ ngày 28/9/2026, đối với giấy tờ đã được tích hợp, cập nhật và có thể khai thác trên Ứng dụng định danh quốc gia, người dân không phải chuẩn bị thêm bản giấy để chứng minh lại chính thông tin đã có trên hệ thống. Quy định này góp phần chuyển cách thức giải quyết công việc từ yêu cầu người dân tự chứng minh thông tin bằng giấy tờ sang việc cơ quan, tổ chức chủ động khai thác dữ liệu điện tử đã được xác thực, qua đó giảm giấy tờ, thời gian và chi phí khi thực hiện thủ tục. Đối với những giấy tờ chưa được tích hợp hoặc chưa có dữ liệu để khai thác trên hệ thống, việc sử dụng giấy tờ vẫn thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành.

Nghị định số 320/2026/NĐ-CP đồng thời bổ sung cơ chế cập nhật, chia sẻ và khai thác giấy tờ trong hệ thống định danh, xác thực điện tử. Theo đó, đối với các giấy tờ không thuộc bí mật nhà nước do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được tự động đồng bộ, cập nhật vào hệ thống định danh và xác thực điện tử khi cơ quan, tổ chức đó có cơ sở dữ liệu đã kết nối với hệ thống định danh và xác thực điện tử.

Khi thông tin, giấy tờ trên Ứng dụng định danh quốc gia có sự thay đổi thì cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy tờ phải thực hiện cập nhật ngay thông tin, giấy tờ. Trường hợp khách quan chưa thể thực hiện tại thời điểm phát sinh thay đổi thì thời gian cập nhật trên Ứng dụng định danh quốc gia không quá 24 giờ kể từ thời điểm phát sinh dữ liệu cập nhật và không quá 05 phút trong trường hợp công dân có yêu cầu cập nhật trực tiếp trên Ứng dụng định danh quốc gia.

Đối với trường hợp cơ quan cấp giấy tờ chưa có cơ sở dữ liệu, người dân có thể gửi yêu cầu tích hợp thông qua Ứng dụng định danh quốc gia. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, xử lý, phê duyệt yêu cầu tích hợp theo quy trình được quy định tại Nghị định số 320/2026/NĐ-CP.

Cùng với việc quy định giá trị khai thác thông tin điện tử, Nghị định số 320/2026/NĐ-CP bổ sung danh mục giấy tờ cấp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức được tích hợp, cập nhật trên Ứng dụng định danh quốc gia. Theo thông tin của Chính phủ, danh mục gồm 66 loại giấy tờ cấp cho cá nhân và 140 loại giấy tờ cấp cho cơ quan, tổ chức. Việc mở rộng danh mục giấy tờ được tích hợp tạo cơ sở để người dân, doanh nghiệp từng bước sử dụng dữ liệu điện tử thay cho việc phải mang theo nhiều loại giấy tờ khi giao dịch.

Từ ngày 01/11/2025, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP về chứng thực đã quy định người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

Trường hợp người dân đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm khai thác dữ liệu và không yêu cầu người dân tiếp tục cung cấp bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với thông tin đã khai thác được. Việc không phải nộp hoặc xuất trình giấy tờ đã tích hợp trên VNeID giúp giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính chính xác, minh bạch trong giải quyết thủ tục. Đồng thời, người dân nên thường xuyên kiểm tra các thông tin, giấy tờ đã được tích hợp trong tài khoản VNeID của mình và phản ánh, đề nghị cập nhật khi phát hiện thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác.

Khi thực hiện thủ tục sau thời điểm Nghị định số 320/2026/NĐ-CP có hiệu lực, nếu giấy tờ cần sử dụng đã được tích hợp trên Ứng dụng định danh quốc gia, người dân có thể sử dụng thông tin điện tử để cơ quan, tổ chức khai thác, đối chiếu thay vì phải nộp lại bản chính hoặc bản sao của giấy tờ đó. Người sử dụng cũng cần bảo vệ tài khoản định danh điện tử, không cung cấp mật khẩu, mã xác thực hoặc thông tin tài khoản cho người khác. Việc khai thác, sử dụng danh tính điện tử phải bảo đảm an toàn thông tin, tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, quyền riêng tư, bí mật cá nhân và bí mật gia đình.

Đối với các cơ quan, đơn vị trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính, quy định mới cũng đặt ra yêu cầu thay đổi phương thức phục vụ: thay vì tiếp tục yêu cầu người dân mang theo nhiều bản sao giấy tờ, cán bộ, công chức cần chủ động khai thác dữ liệu đã được tích hợp và bảo đảm các điều kiện kỹ thuật phục vụ việc xác thực, đối chiếu thông tin.

Việc chuyển từ phương thức xử lý “hồ sơ giấy” sang khai thác, sử dụng dữ liệu số không chỉ góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ, thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tăng tính chính xác, minh bạch trong giải quyết công việc; qua đó thúc đẩy xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, vận hành trên cơ sở dữ liệu và lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.

Ngọc Trâm